20 helmi Uuden oppi­mista pitää johtaa! 

Uusilta työn­te­ki­jöiltä kuu­lee, että pereh­dy­tys on joko ollut hyvä, huono tai sitä ei juu­ri­kaan ole ollut. Toi­min­nan muu­tos­ten yhtey­dessä kuu­lemme usein samaa riip­pu­matta työn­te­ki­jän työs­sä­olo­vuo­sista. Muu­tos­ten pereh­dyt­tä­mistä lai­min­lyö­dään usein vielä enem­män, muu­tos ker­ro­taan kokouk­sessa tai siitä lähe­te­tään viesti, jonka jäl­keen ole­te­taan, että kaikki toi­mi­vat sen mukai­sesti. Ääri­mäi­sen har­voin näin kui­ten­kaan tapah­tuu ja tässä on yksi suuri syy, miksi muu­tok­semme ei jal­kaudu todel­li­seksi toi­min­nan muutokseksi.

Muu­tok­sen jal­kaut­ta­mi­sessa voi­daan hyö­dyn­tää Lea­nista tut­tua TWI (Trai­ning Wit­hin Industry) mene­tel­mää. TWIn ala­me­ne­telmä Job Instruc­tions (työ­oh­jeet) kehi­tet­tiin jo toi­sen maa­il­man­so­dan aikana, tar­pee­seen pereh­dyt­tää suuri määrä työn­te­ki­jöitä nopeasti.

Ensim­mäi­senä peri­aat­teena on se, että kaikki työn­te­ki­jät pereh­dy­te­tään uuteen tai muut­tu­nee­seen työ­ta­paan kas­vo­tus­ten työn äärellä, ei säh­kö­pos­tilla tai kokouk­sessa. Mene­tel­mässä on neljä vaihetta.

Vaihe 1 – työn­te­kijä val­mis­tel­laan muutokseen

Käy­dään työ­vaihe läpi, johon muu­tos koh­dis­tuu, ja sel­vi­te­tään mitä työn­te­kijä jo osaa.

Esi­mer­kiksi sys­te­maat­tista ongel­man­rat­kai­sua ope­tet­taessa, työn­te­ki­jällä ei vält­tä­mättä ole siitä koke­musta nykyi­sessä työs­sään, mutta hän tun­nis­taa poik­kea­mia urhei­lu­har­ras­tuk­ses­saan esim. tek­niik­ka­poik­kea­mi­sen muo­dossa tai hän on tot­tu­nut sel­vit­tä­mään las­ten eri­mie­li­syyk­siä aiheut­ta­via todel­li­sia syitä.

Luo­daan tarve muu­tok­selle eli tun­nis­te­taan, miten tämä hyö­dyt­tää niin työn­te­ki­jää kuin mui­ta­kin muu­tok­seen liit­ty­viä tahoja, eri­tyi­sesti asiakasta.

Vaihe 2 – Näy­te­tään uusi toimintamalli

Ker­ro­taan ja näy­te­tään jokai­nen työ­vaihe askel kerrallaan

Työn­te­ki­jälle ker­ro­taan, miksi kukin vaihe teh­dään juuri näin ja mitä on tär­keää muis­taa tässä vai­heessa, jotta sen pys­tyy teke­mään oikein ja virheettömästi.

Vaihe 3 – Kokeil­laan ohjat­tua toimintamallia

Anne­taan työn­te­ki­jän kokeilla ohjat­tua toi­min­ta­mal­lia ja kor­ja­taan tarvittaessa

Pyy­de­tään työn­te­ki­jää selit­tä­mään samalla kun hän kokei­lee tois­ta­mi­seen, mitä asioita täy­tyy muis­taa, jotta työ­vaihe onnis­tuu virheettömästi

Esi­mer­kiksi takai­sin­soi­ton alussa esit­te­len itseni ja kysyn heti asiak­kaan sotun (ennen kuin hän alkaa ker­to­maan asi­aansa), jotta saan hänen asia­kir­jansa auki. Tämä siksi, että pys­tyn esit­tä­mään tar­ken­ta­via kysy­myk­siä poh­jau­tuen asiak­kaan tie­toi­hin ja tämä nopeut­taa päätöksentekoa.

Tätä jat­ke­taan niin kauan, että var­mis­tu­taan, että työn­te­kijä on ymmär­tä­nyt miksi ja miten eli hän osaa ker­toa ja perus­tella sekä tehdä oikean työsuorituksen.

Vaihe 4 – Seuranta

Työn­te­kijä jää teke­mään työtä itse­näi­sesti, mutta hän tie­tää keneltä saa apua tarvittaessa

Aluksi käy­dään var­mis­ta­massa sään­nöl­li­sesti ja kan­nus­te­taan kysy­mään epä­sel­vistä asioista tai työvaiheista

Tässä vai­heessa useat totea­vat, että ei täl­lai­seen panos­tuk­seen ole aikaa ja kyllä ammat­ti­lais­ten pitäisi oppia asiat nopeam­min. Johon vas­taan, että tämä ei vält­tä­mättä vie juu­ri­kaan aikaa. Suu­rin pon­nis­tus on alkaa toteut­ta­maan muu­tok­sen pereh­dyt­tä­mistä näillä nel­jällä vai­heella. Se mikä mie­les­täni kuor­mit­taa esi­hen­ki­löstä tai pereh­dyt­tä­jiä on se, että emme mal­linna toi­min­nan muu­tosta näin kon­kreet­ti­sesti. Muu­tos sanoi­te­taan, mutta se mikä kon­kreet­ti­sesti muut­tuu ja miten, jäte­tään hah­mot­ta­matta ja sanoit­ta­matta. Itse pidän hyvänä mit­ta­rina sitä, että jos pys­tyy visua­li­soi­maan uuden toi­min­ta­mal­lin pää­vai­heet ja point­taa­maan ne asiat, jotka var­mis­ta­vat oikean työ­suo­ri­tuk­sen – muu­tok­sen jal­kaut­ta­mi­sen pitäisi olla nopeaa ja vähen­tää työn­te­ki­jä­koh­taista vaih­te­lua. Jos näin ei tehdä, työn­te­ki­jät ovat tai­ta­via rat­kai­se­maan asian kukin omalla taval­laan. Teke­mällä sen monilla eri tavoilla tai jat­ka­malla kuten ennenkin.